Ressourcenplanung Personal – Erfolgreich Planen!

Ressource – Darunter versteht ein Firmeninhaber zum einen eigene und externe Mitarbeiter. Zum anderen fallen darunter Geräte und Maschinen. Ebenso auch Räume und Fahrzeuge. Prinzipiell ist jeder Aspekt, der zur Auftragserfüllung benötigt wird und eine begrenzte Kapazität hat, eine Ressource. Die Ressourcenplanung im Projektmanagement steht im Allgemeinen am Anfang eines Projekts oder einer Maßnahme.

 

Fragen, über die sich Geschäftsführer, Projektmanager, Abteilungsleiter sowie auch Gründer früher oder später beschäftigen müssen:

 

–     Was ist die Personal Ressourcenplanung?

–     Warum ist die Personal Ressourcenplanung so wichtig?

–     Wie funktioniert die Personal Ressourcenplanung?

 

Was ist die Personal Ressourcenplanung?

 

Steht die Beauftragung für ein Projekt an, stellt sich bezogen auf das Thema Ressourcenplanung dem Unternehmer die Frage. Wann ein neues Projekt frühestens erledigt sein kann. Auch ist wichtig zu wissen, welche Mitarbeiter ausreichend Kapazitäten haben um an dem neuen Projekt mitarbeiten und planen zu können. Da es verschiedene Arten von Ressourcen gibt, müssen entsprechend relevante Kennzahlen Berücksichtigung finden. Beim Personal sind das beispielsweise unterschiedliche Arbeitszeiten. Aber auch Urlaub, Ausfälle aufgrund von Krankheit oder andere Fehlzeiten.

 

Warum ist die Personal Ressourcenplanung so wichtig?

 

Ihr Team ist Ihre wichtigste Ressource. Da es den Erfolg Ihrer Projekte maßgeblich mitbestimmt. Für einen Firmeninhaber ist die Ressourcenplanung essenziell, um auf lange Sicht erfolgreich zu sein. Sie bedeutet eine zuverlässige Planung und Disponierung. Ebenso bedeutet sie Bearbeitung von Aufträgen. Demgegenüber steht Ihr Kunde, der sich auf die Einhaltung von Fristen verlassen kann. In jedem Unternehmen, ob groß oder klein, ist es wichtig, die zur Verfügung stehende Kapazität jedes einzelnen Mitarbeiters zu kennen und zu verplanen. Vorteil ist der Ressourcenplanung ist, dass der Geschäftsführer jederzeit einen Überblick über die Kapazitäten und die Auslastung seiner Angestellten hat. Er kann schnell reagieren, wenn Ausfälle auftreten oder einer der Mitarbeiter nicht optimal ausgelastet ist.

 

Softwarelösungen helfen, den Überblick zu behalten

 

Ganz einfach funktioniert die Planung durch die richtige Software. Das Planen einer Aufgabe gelingt Ihnen mit der entsprechenden Software im Handumdrehen. Eine Ressourcenplanung für Personal eigenständig und von Hand durchzuführen, kann schnell zu einer überwältigenden Aufgabe werden. Dabei kommt es auf  Größe des Unternehmens und Anzahl der Mitarbeiter an.Hier kommen diverse Software-Lösungen ins Spiel. Die meisten der einfach zu handhabenden Anwendungen vereinen Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung.

 

Sie sammeln alle Ressourcendaten an einer zentralen Stelle. Zusätzlich planen Sie Ihr Team optimal ein. Die Software zeigt Ihnen einen kompletten Überblick über vorhandene Ressourcen. Ebenso die Kapazität und Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.

 

–     Erkennen Sie auf den ersten Blick Ihre unternehmensweite Personalsituation.

–     Visualisieren Sie, welcher Mitarbeiter wann zur Verfügung steht.

–     Planen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Angestellten, inklusive Urlaubstagen und anderen Abwesenheitszeiten.

 

Schaffen Sie Transparenz und optimieren Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Erstellen Sie ein Projektportfolio. Dies muss zugeschnitten auf Ihre Mitarbeiter sein. Nachdem alle relevanten Daten über die Mitarbeiter an einer Stelle erfasst sind, beginnt die Ressourcenplanung Personal. Die Software zeigt Ihnen auf, welches Projekt aktuell Kapazitäten benötigt. Diesem Projekt ordnen Sie einen. Desweiteren können Sie mehrere verfügbare Mitarbeiter mit den entsprechenden Fähigkeiten zuordnen.

 

Eine Alternative zur Anwendung einer Ressourcenplanung-Software ist das Beauftragen eines externen Unternehmens, das auf die Ressourcenplanung Personal spezialisiert ist.

 

Wie funktioniert die Personal Ressourcenplanung?

 

Die Personal Ressourcenplanung kann unterschiedlich dargestellt werden. Ressourcen lassen sich mit unterschiedlichen Tools kalkulieren und darstellen. Kleine Firmen mit wenigen Mitarbeitern können die Personalplanung selbst anfertigen. Diese können dann grafisch oder tabellarisch dargestellt werden. Bei der Planung müssen Sie Risikofaktoren, wie beispielsweise Ausfälle von Mitarbeitern berücksichtigen. Wie zum Beispiel Urlaubs- oder Arbeitszeiten, Feiertage und Überstunden. Relevant sind darüber hinaus die Definition der einzelnen Aufgabenfelder. Ebenso Relevant ist die Aufgabenverteilung. Eine Kalkulation kann je nach Größe des Projekts sehr komplex sein. Aus der Darstellung der Kennzahlen sollten Sie schnell die für Sie wichtigen Informationen erhalten, wann und wo eine Ressource eingeplant beziehungsweise verfügbar ist. Die Übersicht sollte auch alle Projekte beinhalten und zeitliche Faktoren einbeziehen. Die Entscheidung, ob Sie Kapazitäten frei haben und weitere Aufträge annehmen können, treffen Sie mithilfe der Ressourcenplanung Personal deutlich schneller.

 

Die Planung von Ressourcen legen Sie immer nur zu einem bestimmten Punkt fest. Das ermöglicht Ihnen bei langfristigen Projektarbeiten die Flexibilität im Bereich der Ressourcenplanung. Vergessen Sie auch hier nicht die Darstellung mittels einer guten Übersicht. Diese erleichtert ihnen die Bearbeitung von künftigen Aufträgen.

 

Haben Sie als Geschäftsführer wenig Ressourcen frei für die Projektplanung?

Legen Sie die Ressourcenplanung Personal in die erfahrenen Hände der Produktionsoptimierer der TUG. Die Mitarbeiter der TUG unterstützen Sie durch eine zeitgemäße Produktionsoptimierung. Sie erhalten schnelle Unterstützung durch kurze Reaktionszeiten. Zudem profitieren Sie von über 40 Jahren Praxiserfahrung und Know-how in der deutschen Industrie.

Wenn Sie beim Planen von einzelnen Projekten das richtige Tool suchen, haben wir die Lösung. Auch bei anderen Projekten, die schon in Planung sind, können Sie mit dem Tool freie Ressourcen noch besser ausarbeiten. Diese können sinnvoll in das Ressourcenmanagementintegrieren. Sollten Sie Fragen haben oder möchten anhand von einem Beispiel das Tool besser kennenlernen, fragen Sie uns. Denn wir helfen Ihnen gerne weiter. Wir finden gemeinsam eine effiziente Lösung für Ihr Ressourcenmanagement. So können Sie benötigte Ressourcen und geplante Ressourcen besser im Blick behalten.