Betriebliche Organisation – richtig aufgestellt
Die Organisation eines Betriebes ist der tragende Rahmen eines jeden Unternehmens. Das Ergebnis der Aufbauorganisation ist ein Organigramm. Die Ablauforganisation legt die Prozesse für die Wertschöpfung in Organisationen fest. Wer optimale Leistungserstellung und menschliche Aspekte in der betrieblichen Organisation unter einen Hut bringt, schafft die besten Voraussetzungen für erfolgreiches Wirtschaften.
Welche Ziele verfolgt die betriebliche Organisation?
Vom Einzelgründer bis zum weit verzweigten, internationalen Konzern gibt es eine Fülle von Unternehmensstrukturen. Manche sind spontan entstanden. Andere Organisationen sind mit der Zeit gewachsen. Viele sind gründlich durchdacht und häufig angepasst worden. Sich darüber Gedanken zu machen, wie man sich aufstellt, lohnt sich. Denn betriebliche Organisation ist für die Orientierung und Optimierung in jedem Unternehmen ausschlaggebend. Sie dreht sich im Prinzip darum zu definieren, wer was wo tut. Welche Genehmigungen braucht der Mitarbeiter für die Bestellung von Material? Wer ist für die Personalplanung in der Produktion verantwortlich? An welchem Standort wird das Produkt X, an welchem Y hergestellt? Nicht umsonst widmet die Betriebswirtschaftslehre ihr einen ganz eigenen Themenbereich.
Organisation innerhalb eines Betriebes beschäftigt sich rein geografisch mit der Wahl der Standorte. Die beginnt mit der Entscheidung, ob der Firmengründer vom heimischen Esstisch aus arbeitet oder in einem Start-Up-Netzwerk ein Büro mietet. Bei größeren Produktionsunternehmen ist die Bedeutung von Standortentscheidungen noch größer: Stellen wir unsere Waren mit dem dazugehörigen Transport in Fernost her oder bauen wir neben dem Werk des größten Abnehmers unsere Fabrik?
Welche Rollen es in der Führung des Unternehmens gibt und wie deren Aufgaben verteilt werden sollen, fällt unter die Definition der Unternehmensstruktur. Die Aufteilung der Verantwortungsbereiche des Managements bringt häufig die weitere Organisationsstruktur im Betrieb mit sich. Ist der CFO (Chief Financial Officer) gleichzeitig auch für IT verantwortlich? Oder gibt es einen CIO (Chief Information Officer), der sich nur um die IT-mäßige Ausstattung und Entwicklung kümmert? Diese Entscheidung hat mit großer Wahrscheinlichkeit ernsthafte Auswirkungen auf das Budget der IT-Abteilung.
Den Rollen des Managements folgt die sinnvolle Einteilung von Stellen in allen Bereichen der Organisation. Die Personalplanung und Besetzung von Stellen ist somit ein weiterer Zweck der betrieblichen Organisation. Hier müssen mengen- und kompetenzmäßige Anforderungen ermittelt, effektive Teams zusammengestellt und konkrete Regeln festgelegt werden. Funktioniert dies reibungsfrei, wissen alle, was sie zu tun haben. Wenn Mitarbeiter intuitiv im Unternehmen und zwischen den verschiedenen Verantwortlichkeiten navigieren können, werden Aufgaben schneller erledigt und Wartzeiten reduziert.
Was sind Aufbau- und Ablauforganisation?
Unter dem Oberbegriff der betrieblichen Organisation unterscheidet man die sogenannte Aufbauorganisation, welche die Unternehmensstruktur abbildet, und die Ablauforganisation, welche den Prozess der Leistungserstellung umfasst.
Unter der Aufbauorganisation kann man sich vereinfachend ein Organigramm vorstellen. Hier werden Führungsrollen, Abteilungen und die Stellen der verschiedenen Mitarbeiter einander zugeordnet. Dazu gehören auch die entsprechenden Stellenbeschreibungen und Befugnisse. Auf diese Weise ordnet die Aufbauorganisation die Hierarchie, Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Betriebs. Diese Abgrenzung von Aufgaben ist wichtig für die Vermeidung von Unsicherheiten bei Verantwortlichkeiten. Sollte bei jedem Teilschritt im Produktionsprozess erst diskutiert werden, ob das Lager, die Logistik oder die Produktion für die Bereitstellung der Rohwaren zuständig ist, würde dies wertvolle Zeit verschwenden und gegebenenfalls die Qualität des Produktes gefährden.
Die Ablauforganisation dahingegen steht für die Anordnung von Prozessen und damit für die Leistungserstellung im Betrieb. Dabei kann es sich um die Fertigung von Produkten oder die Erstellung von Dienstleistungen handeln. In der Ablauforganisation ist festgelegt, welcher Unternehmensbereich zu welchem Teil zur Wertschöpfung beiträgt. Damit ist geklärt, in welcher Reihenfolge die Leistungsstellung stattfindet. Auf der Grundlage der Ablauforganisation findet Personal- und Kapazitätsplanung statt und kann sichergestellt werden, dass der Prozess der betrieblichen Leistungserstellung planmäßig vonstatten geht.
Ablauf- und Aufbauorganisation sind gemeinsam Grundpfeiler der theoretischen und praktischen Organisation eines Unternehmens, innerhalb deren Verbesserungen ausgeführt und Potenziale ausgeschöpft werden können.
Was sind mögliche Probleme und Potenziale der betrieblichen Organisation?
Die Entwicklung und Optimierung der betrieblichen Organisation kann manchmal zum Selbstzweck werden. In großen Organisationen erlebt man oft Umstrukturierungen der Organisation in Verbindung mit Entlassungen. Die Mitarbeiter im Unternehmen brauchen Zeit, um die neue Struktur kennenzulernen, veränderte Abläufe zu lernen und in dem System, das es zunächst nur auf dem Papier gibt, zu navigieren. Bei häufigem Führungswechsel ist es wichtig, der Belegschaft Zeit und Raum zu geben, im umgestalteten Rahmen effektiv an ihren Aufgaben zu arbeiten.
Gleichzeitig ermöglicht ein kluger und einfühlsamer Zugang zur Organisation eines Betriebes es, weitreichende Potenziale zu aktivieren. Die Kompetenzen und das Engagement des Personals kann in einer geeigneten Organisation besser genutzt werden als in Strukturen, die die Kreativität und Entwicklung begrenzen. Was die Abläufe im Unternehmen angeht, so ermöglicht die optimale betriebliche Organisation auch hier, dass die vorhandenen Kapazitäten und Potenziale ideal ausgeschöpft werden. Es ist deshalb für Organisationen jeglicher Art und Größe wichtig, sich mit der richtigen Herangehensweise an die Organisation des Betriebes auseinanderzusetzen.
Ein Blick von außen kann bei der Entwicklung einer optimalen und individuell zum Unternehmen passenden Organisation des Betriebes sehr hilfreich sein. Experten können ohne persönliche Abhängigkeiten und mit strukturierten Ansätzen Schwachstellen identifizieren und sie auf professionelle Weise lösen helfen. Wenn auch Sie Unterstützung bei der Organisation Ihres Betriebes wünschen, wenden Sie sich gern an uns.
