Kapazitätsplanung – was sie Ihnen für Vorteile bringt

Unternehmen befinden sich heute ständig im Wandel. Die Anforderungen verändern sich und erfordern laufende Anpassungen. Aus diesem Grund lassen sich auch Ressourcen nicht mehr statisch planen. Was heute gilt, gilt vielleicht morgen nicht mehr. Wer auch in Zukunft erfolgreiches Projektmanagement betreiben möchte, muss sich mit der Kapazitätsplanung auseinandersetzen. Mit sorgfältiger Planung stellen Sie sicher, dass Sie stets über genügend Personal- und Sachressourcen verfügen. Sie müssen vorausschauend handeln und geeignete Mitarbeiter rechtzeitig einstellen oder ausbilden. Und dies alles, ohne die Ziele Ihres Unternehmens aus den Augen zu verlieren.

Strategische Ziele bilden die Grundlage für Ihren Unternehmenserfolg. Die strategische Ressourcenplanung beschäftigt sich mit der vorausschauenden Bereitstellung von Mitarbeitern mit entsprechenden Kompetenzen. Sie gewährleistet, dass die für das Projekt notwendigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit verfügbar sind.

 

Was versteht man unter Kapazitätsplanung?

Für die Planung Ihrer Kapazitäten beziehungsweise das Ressourcenmanagement sind im Grunde zwei Bereiche relevant. Zum einen gehört das Personal zum Ressourcenmanagement, zum anderen gehören Sachressourcen zu dieser Planung. Sachressourcen können unterschiedliche Dinge wie Maschinen, Geräte, Räume, Fahrzeuge, Materialien, Rohstoffe und andere Dinge wie Lizenzen sein. Als wertvollste Ressource eines Unternehmens gelten im Allgemeinen die Mitarbeiter. Mitarbeiter sind wertvoll, aber natürlich ist das Personal auch mit enorm hohen Kosten verbunden. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass jeder Mitarbeiter richtig eingesetzt wird. Jeder Mitarbeiter sollte möglichst produktiv und gewinnbringend sein. Der richtige Einsatz ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter von Vorteil. Er gewinnt dadurch, dass er seinen Fähigkeiten nach entsprechend eingesetzt und dabei weder über- noch unterfordert wird.

Das Unternehmen nutzt sein Humankapital optimal und kann im Idealfall Überstunden und Leerlauf vermeiden. Vor allem in größeren Unternehmen mit einer umfangreichen Belegschaft kann es schwierig werden, alle Mitarbeiter richtig einzuplanen. Zur Verwaltung Ihrer Personalressourcen gehört auch die Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Wichtige Faktoren hierbei sind Krankheitstage, Urlaub, Pufferzeiten und Grundlast. Einfache Instrumente wie ein Kalender oder Tabellen reichen hier oftmals nicht aus. Immer mehr Unternehmen müssen sich daher für die Planung ihrer Personalressourcen Unterstützung suchen. Auch bei den Sachressourcen kann es aus unterschiedlichen Gründen immer wieder zu Ausfällen kommen. Hier muss es einen Plan zur Kompensation von Ausfallzeiten geben. In der Technischen Unternehmensberatung Gastreich finden Sie den richtigen Partner für eine professionelle Kapazitätsplanung von Personal- und Sachressourcen.

 

Was bringt eine Kapazitätsplanung?

Wer sich für eine strategische Ressourcenplanung entscheidet, kann sich zahlreiche Vorteile sichern. Folgenden Nutzen bietet Ihnen die geschäftliche Planung Ihrer Kapazitäten:

• Sie wissen, wie Sie ihre wichtigsten Projekte mit ausreichend Mitteln versorgen, unwichtige Projekte priorisiert man somit nicht versehentlich
• Man hat die Übersicht über alle Mittel und Kapazitäten und weiß, wie man die optimale Auslastung erreicht
• Sie wissen, wann Sie Projekte annehmen und bewältigen können
• Engpässe erkennen Sie bevor es zu spät ist, so können Sie rechtzeitig eingreifen
• Sie vermeiden Konflikte bei der Verteilung der Ressourcen, denn durch gründliche Planung kommt es erst gar nicht zu solchen Konflikten

 

Welche Risiken birgt ein ungenügendes Ressourcenmanagement?

Für viele Unternehmen hat das Ressourcenmanagement eine große Bedeutung. Werden die Sach- und Personalressourcen nicht richtig verwaltet, kann es zu folgenden Problemen kommen:

• Mitarbeiter fallen aus und können nicht ersetzt werden
• Das veranschlagte Budget kann nicht eingehalten werden
• Fristen werden nicht eingehalten und immer wieder verschoben
• Es stehen nicht auseichend Geräte zur Verfügung
• Sie müssen einen deutlich höheren Aufwand betreiben, um ein Projekt trotz mangelnder Planung abzuschließen
• Die Projektkosten können höher ausfallen, weil Ressourcen nicht ausreichend vorhanden sind
• Aufträge müssen abgelehnt werden
• Geschäftschancen können nicht genutzt werden
• Unvorhergesehene Situationen können nicht bewältigt werden
• Es kommt zu Konflikten, weil Ressourcen nicht richtig verteilt werden

Im schlimmsten Fall kommt es durch eine ungenügende Kapazitätsplanung dazu, dass man ein Projekt nicht beenden kann. Solche Szenarien können vermieden werden, indem sich Unternehmen frühzeitig mit der Planung ihrer Kapazität befassen. Konzentriert sich ein Unternehmen vornehmlich auf Projekte, bedeutet dies, dass Projektmanager alle wichtigen Eckdaten des Projekts im Blick behalten sollten. Mit dem richtigen Plan sorgen Sie dafür, dass der Ablauf in Ihrem Betrieb reibungslos verläuft. Sie können flexibel auf eine gesteigerte Nachfrage eingehen und Ihre Produktion bei schlechterer Auftragslage zurückfahren. Sie wissen durch ein strategisches Ressourcenmanagement stets, wie Sie Ihr Grundgeschäft und besondere Projekte bewältigen können.

 

Wie funktioniert eine Kapazitätsplanung?

Unternehmen haben unterschiedliche Möglichkeiten, um ihre Kapazität zu planen. Die Kapazität kann beispielsweise erweitert werden, indem das Unternehmen in Sachmittel investiert oder mehr Personal einstellt. Stellt die Geschäftsleitung dagegen eine dauerhafte Überkapazität fest, können Investitionen veräußert und Personal reduziert werden. Kommt es durch eine realistischere Kapazitätsplanung zu Veränderungen im Unternehmen, ist dies nahezu immer mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden. Hinzu kommen auch außerplanmäßige Kosten. Werden Entlassungen notwendig, nimmt dies Zeit in Anspruch und es kommen möglicherweise hohe Abfindungen auf das Unternehmen zu. Maschinen, Rohstoffe, Geräte und Räumlichkeiten lassen sich in der Regel nicht von heute auf morgen veräußern.

Das Geld ist in Sachmitteln gebunden und kann nicht einfach anderweitig genutzt werden. Der Verkauf dauert unter Umständen einige Wochen oder Monate. Eine Alternative sind beispielsweise flexible Instrumente. So behelfen sich manche Unternehmen zum Beispiel mit Leiharbeitern oder setzen auf Outsourcing. Auf diese Weise können Auftragsschwankungen gut aufgefangen werden. Für die Planung aller Kapazitäten stehen verschiedene Systeme zur Wahl. Die Mitarbeiter der Technischen Unternehmensberatung Gastreich beraten Sie gern, wenn Sie ein solches System in Ihr Unternehmen integrieren möchten.

 

Unterstützung bei der Kapazitätsplanung

Mit einer professionellen Kapazitätsplanung lassen sich nicht nur Projekte besser organisieren, auch das alltägliche Geschäft profitiert von der optimalen Auslastung. Sind reale Zeiten und Ressourcen Grundlage der Planung, werden Unterkapazitäten und Leerläufe vermieden. Für die Mitarbeiter ist ein entspannterer Arbeitsalltag möglich. Zudem werden Maßnahmen, die notwendig werden, um Engpässe trotz aller Widerstände zu überbrücken, weitgehend überflüssig. Wer seine zugesagten Fristen und Budgets einhalten kann, wird auch von Kundenseite als zuverlässiger erlebt. Dies ist ein Vorteil, wenn man als Unternehmen langfristig erfolgreich sein und sich als kompetenten Partner empfehlen möchte.

Eine realistische Ressourcenplanung erarbeitet das Team der Technischen Unternehmensberatung Gastreich gerne mit Ihnen gemeinsam. Wir verfügen über viele Jahre Erfahrung, ein breites Fachwissen und kennen die neusten Entwicklungen am Markt. Seit 1996 beschäftigen wir uns mit Entlohnungssystem und Aufbau- und Ablauforganisationen. Sprechen Sie uns an, wir gehen gerne auf Ihre Wünsche ein.