Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – Was er nützt

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – Erfahren Sie jetzt die Vorteile. Kenner der Prozesses verbinden KVP mit einem aus Japan bekannten Konzept der Unternehmungsführung: dem Kaizen. Das Kaizen selbst basiert auf einer Philosophie der ewigen Veränderung. Darauf aufbauend wird während des kontinuierlichen Verbesserungsprozess stetig im Qualitätszirkel selbst eine steigerungsfähige Produktionsoptimierung angestrebt – in den Abteilungen sowie in den einzelnen Teams.

Definition – was ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess?

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess beinhaltet eine Denkweise, welche mit nachhaltigen Verbesserungen in möglichst kleinen Schritten die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu stärken versucht. Dabei richtet KVP ein besonderes Augenmerk auf spezielle Bereiche, wie beispielsweise Produkt-, Prozess- und Servicequalität.

Die Umsetzung von KVP im Unternehmen erfolgt durch gezieltes Teamwork. Mitarbeiter sind aufgerufen, zusammen, in kleinen Gruppen, auf ein vorgegebenes Ziel achtsam  hinzuarbeiten. Im großen Ganzen betrachtet sollten Sie  KVP als Grundprinzip des Qualitätsmanagements und zudem als wichtiger Bestandteil der ISO 9001 betrachten.

Die Produktionsoptimierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses KVP findet seine Wurzeln in der Serienfertigung. Seine Anfänge liegen in der Automobilbranche. In jenem Bereich wurden durch kontinuierliche Verbesserungsprozesse  beispielsweise sichtbare Vorteile bei der Effektivität und eine gewünschte Steigerung der Qualität durch diese bewährten Maßnahme erzielt. Im Mittelpunkt stand keineswegs das absolute Senken der Kosten.

KVP bedeutet im Qualitätsmanagement: alles befindet sich stetig im Fluss und kann durch ständige Nachbearbeitung und Kontrolle zur Perfektionierung des hoch gepriesenen Produkts beitragen. Zudem sei erwähnt, dass just das immerwährende Bemühen die Qualität der einzelnen Prozesse und die Qualität der Produkte anzuheben im Vordergrund stehen – eher weniger der finanzielle Gewinn.

Warum ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess so wichtig?

KVP bzw. ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess hat längst seine hoch geachtete Stellung in Unternehmen weltweit eingenommen. Die Rede ist von Produktionsoptimierung, „Mitarbeiter-Tuning“, achtsamer Unternehmens-Philosophie, hervorragend geplanten und durchgeführten Prozessen – und aufgrund der Produktionsoptimierung: eine gesteigerte Produktion bewährter Produkte, die das wachsende Gefallen der Kunden findet.

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist als zukunftsweisender Prozess deshalb so wertvoll, weil er in präziser Voraussicht die Mitarbeiter gemeinsam zu Höchstleistungen motiviert und somit das Beste aus dem Unternehmen herausbringt. Die Methode, die ihren Ursprung in Japan hat, hat sich innerhalb des Qualitätsmanagements als wohltuend vorteilhaft und beständig gezeigt. Auch wenn der Ablauf etwas abweichen darf, so bleibt dennoch der Kernpunkt immer aufrecht bestehen. Dies wirkt sich belebend auf die Produktionsoptimierung und gleichwohl sehr positiv auf die benötigte Motivation der einzelnen Mitarbeiter aus.

 

Welche wichtigen Faktoren sind ausschlaggebend – kontinuierlicher Verbesserungsprozess?

Bevor eine Veränderung spruchreif ist, stellt sich stets aufs Neue die Frage nach dem „Warum?“. Warum sollte gerade das Unternehmen XY KVP anwenden? Wo liegt hier die Motivation? Und welche fühlbaren Vorteile ziehen die einzelnen Mitarbeiter (und nicht nur das obere Management) aus dieser Methode? Schön und gut, eine Produktionsoptimierung und damit verbunden eine höhere Produktion wird in Aussicht gestellt.

Aber ist das schon alles? Die Antworten auf diese Frage können recht unterschiedlich ausfallen. Hier geht es dennoch kaum um eine Gewichtung – denn alle sind gleich bedeutsam und der KVP kann nur dann einen Durchbruch bringen, wenn sich die Antworten im harmonischen Gleichklang befinden.

Zunächst gilt es, die verschiedenen Beteiligten ausfindig zu machen. Da wären ganz oben auf der Liste die Mitarbeiter. Die Produktionsoptimierung findet dort statt, wo sich die zahlenmäßig größte Gruppe, nämlich die Mitarbeiter einfinden – der KVP wird somit an den Arbeitsplätzen selbst angelegt und nicht erst in den oberen Etagen des Managements. Kommt der kontinuierliche Verbesserungsprozess zur Geltung, sind sie es, die die Produktionsoptimierung sowie die Verbesserung der Produktionsplanung bis ins Detail durchführen.

Mitarbeiter fragen nach Sicherung, Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Zudem ergeben sich aus der (Un-) Zufriedenheit ebenfalls Fragen, die vor der Einführung der KVP wichtig sind.

Der Prozess und die Produktion kommt erst dann ins Rollen, wenn sich die zweite Gruppe, die Führungskräfte, sich den bestehenden Verbesserungsvorschlägen ihrer Mitarbeiter annehmen und die Verfolgung gemeinschaftlicher Ziele nachhaltig anvisieren.

Erst wenn beide Gruppen sich über bestimmte Fragen im Klaren sind, kann ein KVP-Prozess beginnen. Bei keimender Unsicherheit oder fortwährendem Zwiespalt sollte man sich die Frage nach dem „Warum“ erst gar nicht stellen, da die Vorraussetzung für ein solch großes Unterfangen noch in weiter Ferne liegen.

 

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – Vorteile und Nachteile

Bei der KVP spielt eine gepflegte Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle. Japan tritt hier in Vorbildfunktion. Das Streben nach steter Verbesserung und pünktlichem Abschluss eines Projekts ist hier Programm und wird mit der Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen verdeutlicht. Auch europäische Unternehmen nähern sich KVP und stellen immer mehr fest, dass der KVP Prozess, wenn er nur richtig durchgeführt wird, als beglückendes Resultat nachhaltig reife Früchte tragen wird.

Nun gibt es aber nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile die dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess nachgesagt werden:

Vorteile von KVP (Offenheit und Flexibilität des Unternehmens vorausgesetzt!):

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Senkung der Kosten
• Zügige Optimierung
• Gesteigerte Servicequalität
• Stärkere Produktion
• Starke Produktivität
• Sichere Prozesse
• Verbesserte Workflows
• Gehobener Bestzustand der Produkte

Achtsamkeit und Präzision bei der Einführung von KVP erweisen sich als dankbare Eigenschaften, welche die Vorteile bzw. Vorzüge des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unbedingt nach sich ziehen.

Zudem wirkt sich diese Methode sehr positiv auf die Mitarbeiter aus. Ein schlummerndes Potential kann mit Hilfe einer lückenlosen und transparenten Organisationsstruktur schneller erkannt und entfaltet werden. Folge: stärkere Miteinbringung und gleichzeitig bessere Identifizierung mit den verschiedenen Projekten.

 

Welche spezifischen Nachteile ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess mit sich bringen kann

Im Qualitätsmanagement ist das höchste Ziel, den Ablauf der Methode so zu gestalten, dass am Ende des Prozesses ein klares, prüfbares, durchweg positives Resultat steht. KVP bzw. der kontinuierliche Verbesserungsprozess kann unter bestimmten Umständen gewisse negative Zustände hervorrufen. Wenn die Unternehmenskultur beispielsweise große Lücken aufweist und eine gute Zusammenarbeit bzw. ein harmonisches Teamwork entfällt, kann KVP keine Wunder bewirken.

Voraussetzung für das Gelingen ist und bleibt der gemeinschaftliche, feste Wille an einem Strang zu ziehen, eine geordnete Planung und natürlich Verantwortung zu tragen.

Ein weiterer möglicher Stolperstein ist die Tatsache, dass bereits zu Beginn des KVP Managements jegliche weniger optimale Prozesse nacheinander offengelegt werden. Hier kommen schließlich Fehler ans Tageslicht, die die Nachlässigkeit überdeckt hat. Dennoch kann dies wiederum sich zum neuen Vorteil des Prozesses entwickeln, da nun genau dort angesetzt werden kann, wo sich die gröbsten Schwachstellen zu erkennen geben.

 

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – Praxisleitfaden

Die Umsetzung des KVP-Prozesses kann auf unterschiedliche Art geschehen.

Ein typischer Ablauf:

Die Arbeit beginnt bei den Mitarbeitern im so genannten Qualitätszirkel statt. Hier werden einzelne KVP-Teams aufgestellt, die ihren Arbeitsbereich genau analysieren. Detaillierte Verbesserungsvorschläge werden gemeinschaftlich erarbeitet. Vorbereitend werden die Mitarbeiter recht häufig in Gruppenmoderation und Teamwork geschult.

Danach ergeben sich beispielsweise folgende, notwendige Schritte:

• Fragestellung: „Was darf verbessert werden?“- Das Arbeitssystem wird abgegrenzt und festgelegt
• Der Ist- und der Soll- Zustand werden ermittelt.  Das Ergebnis wird anhand von spezifischen Kennzahlen beschrieben.
• Probleme werden optimal dargestellt und bewertet – Häufigkeit des Auftretens pro Zeiteinheit, Auftrag, Angebot, etc.
• Bewertung der Probleme – Geld, Zeit, Stress pro Zeiteinheit, Energie etc.
• Analyse der Probleme: Nebenwirkungen, Zusammenhänge, Ursachen etc.
• Brainstorming: Lösungsideen gemeinsam erarbeiten
• Ideen bewerten und sich gemeinschaftlich für die zielführende Lösung entscheiden
• Ableitung von Maßnahmen – Ertrag sowie Aufwand begutachten
• Präsentation der Ergebnisse vor dem Gremium, das die Entscheidung fällt
• Vereinbarung und konsequente Arbeitsaufteilung, Klärung der Ressourcen
• Umsetzung der Maßnahmen
• Prüfung: Hat die Maßnahme tatsächlich zum Ziel bzw. zum Erfolg geführt?

Weiterhin ist es erlaubt, die speziellen Abschnitte den einzelnen Phasen des Demingkreises (PDCA-Zyklus) zuzuordnen.

Typische Ergebnisse äußern sich beispielsweise in Form von Prozessverbesserung, Verbesserung  bei der Kundenzufriedenheit, Vermeidung von Ressourcenverschwendung sowie von interner Optimierung bei der Kreativität oder der Zusammenarbeit der Mitarbeiter.